Datenschutzhinweise nach Art. 13 ff. DSGVO
1. Beschreibung der Datenverarbeitung, Zwecke und Datenarten
Zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren (nach-folgend: „Online-Meetings“) nutzen wir das Tool „Zoom“.
Je nach Art und Umfang der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Arten von Daten erhoben bzw. verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere
- Angaben zu Ihrer Person (z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild)
- Meeting-Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, Teil-nehmer-IP-Adresse)
- Geräte-/Hardwaredaten (z.B. IP-Adressen, MAC-Adressen, Clint-Version)
- Text-, Audio- und Videodaten (z.B. Chatverläufe, Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen)
- Verbindungsdaten (z.B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen)
In einigen Veranstaltungen nutzen wir zusätzlich das webbasierte Tool „Conceptboard“ von Digital Republic Media Group GmbH. Hierbei handelt es sich um ein interaktives Whiteboard (Conceptboard), welches zwischen den Teilnehmern zur Visualisierung von Ideen und zur Dokumentation des jeweiligen Workshops genutzt wird.
Je nach Art und Umfang der Nutzung der Conceptboards werden verschiedene Arten von Daten erhoben bzw. verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere:
- Angaben zu Ihrer Person (z.B. Vor- und Nachname)
- Meeting-Metadaten (z.B. IP-Adresse, Datum und Dauer der Kommunikation via Session Cookie)
- Geräte-/Hardwaredaten (z.B. Mac-Adresse)
- Textdaten (z.B. Kommentare in den Whiteboards/Post-ist)
Nachfolgend möchten wir Sie näher über den Umfang der Datenverarbeitung informieren.
Erforderliche Daten und Funktionen
1. Zoom
Als Mitarbeiter*in der Libri GmbH steht Ihnen ein Host-Account bzw. Basis-Account zur Verfügung, mit dem Sie als „Host“ bzw. „Gastgeber“ Online-Meetings veranstalten und abhalten können. Für die Erstellung Ihres Accounts bzw. zur Planung und Durchführung eines Online-Meetings werden folgende Daten von Ihnen erhoben bzw. verarbeitet: Name, Benutzername, E-Mail oder Telefonnummer, Passwort (wenn kein Single-Sign-On verwendet wird).
Nehmen Sie als interne*r oder externe*r Teilnehmer*in an einem Online-Meeting teil, erhalten Sie vom Host einen Zugangslink per E-Mail. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting müssen Sie sodann Ihren Namen und ggf. Ihre E-Maildresse angeben. Als Teilnehmer können Sie an Meetings direkt über den Browser teilnehmen, ohne den Zoom-Client zu installieren.
2. Conceptboard
Sofern im Rahmen Ihres Online-Meetings Conceptboards zum Einsatz kommen erhalten Sie während der Zoom-Teilnahme einen Zugangslink und ein Passwort über die Chatfunktion zur Verfügung gestellt. Als Teilnehmer können Sie an den Conceptboards direkt über den Browser mitarbeitern / teilnehmen, ohne sich hierfür bei dem Anbieter anzumelden.
Für die Teilnahme werden Sie gebeten einen Nutzernamen anzugeben, damit Beiträge und Kommentare in den Conceptboards Ihnen zugeordnet werden können. Dies kann Ihr Vor- und Nachname oder auch ein Pseudonym sein.
Freiwillige Angaben und Funktionen
Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie machen, müssen Sie aber nicht.
Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie oder andere während eines Online-Meetings hochladen, bereitstellen oder erstellen, zumindest für die Dauer des Meetings verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Chat-/ Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards, Conceptboards und andere Informationen, wie z.B. Kommentare auf den Conceptboards, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.
Es steht Ihnen frei, während des Online-Meetings bei Zoom die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein-, ab- bzw. stummzuschalten.
Wenn Sie die Chat-, Frage- oder Umfragefunktion nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Wenn Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon einschalten, werden für die Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Bei Beginn von Online-Meetings sind Ihre Kamera und Ihr Mikrofon standardmäßig ausgeschaltet.
Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie oder andere während eines Online-Meetings hochladen, bereitstellen oder erstellen, zumindest für die Dauer des Meetings verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Chat-/ Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.
Sonstige Funktionen
Sofern dies für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, können Chatinhalte bei Zoom protokolliert werden. Dies betrifft jedoch nur „öffentlichen“ Chats und die direkt an die Hosts gerichteten Nachrichten. Inhalte privater Chats werden nicht protokolliert.
Sofern wir Online-Meetings aufzeichnen möchten, werden wir Ihnen dies im Vorfeld mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Sofern eine Aufzeichnung stattfindet, werden die Teilnehmer des Online-Meetings systemseitig sowohl per Video also auch per Audio hierüber informiert.
Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten bei Nutzung von „Zoom“, eine detaillierte Auflistung der durch „Zoom“ erhobenen und verarbeiteten Daten sowie die „Zoom“-Datenschutzhinweise finden Sie unter: https://zoom.us/de-de/privacy.html.
Die im Rahmen des Online-Meetings erstellten Conceptboards, einschließlich der vorhandenen Kommentare, werden über das Meeting hinaus den Teilnehmern zur Verfügung gestellt. Hierfür wird das gemeinsam erstellte Conceptboard in eine pdf exportiert und per E-Mail an die jeweiligen Teilnehmer des Meetings verschickt.
2. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Wenn Sie „Zoom“ und „Conceptboard“ als Mitarbeiter der Libri GmbH nutzen, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG, sofern und soweit die Durchführung von Online-Meetings für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Wenn Sie als externer Teilnehmer an einem Online-Meeting teilnehmen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. lit. b. DSGVO, sofern Ihre Teilnahme am Online-Meeting zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags erforderlich ist. Entsprechendes gilt, wenn die Durch-führung des Online-Meetings zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage erfolgen.
Sofern die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ sowie „Conceptboard“ weder für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses noch zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags bzw. zur Durch-führung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht hierbei in der Aufrechterhaltung von ortsunabhängiger Kommunikation, der Pflege geschäftlicher Kontakte und der Erbringung geschuldeter Leistungen.
Sofern Sie bei der Nutzung der Tools darüber hinaus freiwillig Angaben zu Ihrer Person machen oder freiwillig nicht zwingend erforderliche Funktionen nutzen, erfolgt die damit einhergehende Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, 7 DSGVO gegebenen-falls i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu wider-rufen. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, davon nicht betroffen sind.
3. Weitergabe Ihrer Daten
Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützt uns Zoom Video Communications Inc. sowie bei der Verwendung von Conceptboard die Digital Depublic Media Group GmbH als externer Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Als Auftragsverarbeiter verarbeiten die beiden Dienstleister Ihre Daten streng weisungsgebunden und auf Grundlage eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages.
Die Datenverarbeitung kann dabei auch außerhalb der EU bzw. des EWR stattfinden. Im Hinblick auf die Zoom Video Communications Inc. sowie auf durch die Republic Media Group GmbH eingesetzte Subdienstleister (Amazon Web Services Inc.) kann ein angemessenes Datenschutzniveau gem. Art. 45 Abs. 1 DSGVO durch die Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln und zusätzlich getroffene Maßnahmen (Einrichtung einer Ende zu Ende-Verschlüsselung) angenommen werden. Gerne stellen wir Ihnen eine Kopie der EU-Standardvertragsklauseln sowie weitere Informationen zu den getroffenen zusätzlichen Maßnahmen auf Anfrage zur Verfügung.
4. Löschung Ihrer Daten
Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur solange, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich sind. Daher werden Ihre Daten nach Beendigung der Veranstaltung gelöscht, es sei denn die Verarbeitung bzw. Speicherung Ihrer Daten ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Im Rahmen des Online-Meetings erstellte Conceptboards werden systemseitig nach 8 Wochen gelöscht. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
5. Ihre Rechte als betroffenen Person
Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die Sie betref-fenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Ver-arbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ihre Datenschutzrechte können Sie hier geltend machen: compliance@libri.de
Sie haben zudem das Recht hat auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufent-haltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.
6. Verantwortlicher und unser Datenschutzbeauftragter:
Für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom ist die Libri GmbH, +49 40 85398 0, libri@libri.de, verantwortlich. Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserem Datenschutzbeauftragten unterstützt. Er steht Ihnen gerne für Auskünfte oder Anregungen zum Thema Datenschutz zur Verfügung:
datenschutz nord GmbH
Tel: +49 421 696632 0
office(at)datenschutz-nord.de
www.datenschutz-nord-gruppe.de
Wenn Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, geben Sie bitte den Namen des Unternehmens an, der in unserem Impressum angegeben ist.