Auswahlentscheide für Informatikmittel und -dienstleistungen werden zunehmend schwieriger, wenn man die Möglichkeiten und Chance moderner Informations- und Kommunikationstechnik in Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen sowie qualitative Verbesserungen ummünzen will.

Auswahlentscheide für Informatikmittel und -dienstleistungen werden zunehmend schwieriger, wenn man die Möglichkeiten und Chancen moderner Informations- und Kommunikationstechnik in Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen sowie qualitative Verbesserungen ummünzen will. Neben der weiterhin evolutionär verlaufenden Technologieentwicklung und der ständig wachsenden Tragweite von Entscheiden betreffend Informatikmitteln erschweren die unübersichtliche Angebotssituation und oft auch personelle Engpässe den Auswahlprozess.

Vermittelt werden ein ganzheitlich ausgerichteter Vorgehensrahmen und Hilfestellungen für die Entscheidfindung im Zusammenhang mit der Beschaffung von Informatikmitteln und -dienstleistungen. Die vorgestellten Methoden und Verfahren stammen aus der Praxis, sind für die Praxis bestimmt und verstehen sich als wichtige Bausteine innerhalb eines geordneten Projektmanagements. Das Buch wendet sich gleichermassen an die Benutzerseite von Informationssystemen wie auch an die Informatik- und Organisationsfachkräfte in der Unternehmung und eignet sich auch sehr gut als Lehrmittel.

ISBN 3-258-06620-5

Inhalt

	Vorwort	11
A	Allgemeines über die Auswahl von Informatikmitteln	13
1	Anstoss und Umfeld für Beschaffungen	16
2	Einordnung der Evaluationsphase in den Projektablauf	19
3	Projektorganisation und Voraussetzungen	24
4	Generelle Aspekte betreffend Auswahlverfahren	30
5	Die methodisch gestützte Beschaffung	35
6	Anwendbarkeit	37
7	Aufwand und Nutzen	38
B	Der Vorgehensrahmen	41
1	Start der Evaluationsphase (Vorbereitung)	44
1.1	Auftrag und generelle Zielsetzung	45
1.2	Projektorganisation für die Evaluation	46
1.3	Planung der Evaluationsphase und des Aufwandes	47
1.4	Würdigung vorhandener Unterlagen	49
2	Pflichtenheft	50
2.1	Ausgangslage	52
2.1.1	Angaben zur Unternehmung	53
2.1.2	Organisation der Informatik	54
2.1.3	Anstoss für die Beschaffung	54
2.1.4	Projektorganisation	54
2.2	Ist-Zustand	55
2.2.1	Aufbauorganisation	56
2.2.2	Ablauforganisation und Applikationen	57
2.2.3	Systemplattformen	62
2.2.4	Übrige technische Infrastruktur	66
2.3	Ziele	66
2.3.1	Nutzenrelevante Ziele	70
2.3.2	Systemziele	72
2.3.3	Vorgehensziele	73
2.4	Anforderungen	73
2.4.1	Anforderungen an die Applikationssoftware	75
2.4.2	Anforderungen an die Systemplattform	92
2.4.3	Anforderungen an die anbieterbezogenen Leistungen	108
2.5	Mengengerüst, Verarbeitungshäufigkeiten	120
2.5.1	Datenbewegungen	122
2.5.2	Datenbestände	123
2.5.3	Anzahl Benutzende	124
2.6	Aufbau und Inhalt der Offerte	125
2.6.1	Vorstellen Offertsteller	127
2.6.2	Management Summary	127
2.6.3	Applikationsbezogene Angaben	129
2.6.4	Angaben zur Systemplattform	130
2.6.5	Anbieterbezogene Angaben	132
2.6.6	Preise/Kosten	134
2.6.7	Anhänge	136
2.7	Administratives	136
2.7.1	Vertraulichkeit, Copyright, Rückgabe	137
2.7.2	Evaluationsschwerpunkt, Budgetrahmen	138
2.7.3	Rückfragen zum Pflichtenheft	138
2.7.4	Termine um Beschaffungsablauf	138
2.7.5	Abgabe der Offerte und weiteres Vorgehen	139
2.8	Fragenkatalog	139
3	Bewertungsdokumente	141
3.1	Kriterienkatalog	142
3.1.1	Generelle Hinweise zu den Kriterien	144
3.1.2	Zusammenhang zwischen Anforderungsprofil und Berwertungsdokumenten	147
3.1.3	Erstellung und Inhalt des Kriterienkataloges	147
3.1.4	Gewichtung	149
3.2	KO-Kriterienliste	156
3.3	Bewertungsschema Grobevaluation	157
3.4	Bewertungslisten Detailevaluation	159
3.4.1	Detailliertes Verfahren	159
3.4.2	Schnellverfahren	161
3.5	Bewertungsmassstab (Skalierung)	161
3.5.1	Skalierungstypen	162
3.5.2	Festlegen der Skalierung	162
4	Einholen der Offerten	164
4.1	Der Markt, ein Überblick	165
4.1.1	Anbietergruppen	165
4.1.2	Die eigene Informatikorganisation	173
4.1.3	Anbieterlandkarte	174
4.2	Auswahl der Anbieter (Offertsteller)	175
4.2.1	Direktes Verfahren	176
4.2.2	Vorausschreibung	178
4.3	Versand des Pflichtenheftes	179
5	Evaluation im engeren Sinn	181
5.1	Grobevaluation	183
5.1.1	Erste Offertanalyse	183
5.1.2	Offertnachbesserung	184
5.1.3	Grobbeurteilung	185
5.2	Detailevaluation	187
5.2.1	Vertiefte Offertanalyse, Informationsaufbereitung	188
5.2.2	Bewertung (Nutzwertanalyse)	191
5.2.3	Kostenermittlung	196
5.2.4	Kosten/Nutzwert-Gegenüberstellung	209
5.2.5	Risikoanalyse	213
5.2.6	Ergebnisanalyse, Zuverlässigkeit der Beurteilung	217
5.3	Evaluationsbericht	219
5.3.1	Zielsetzung und Auftrag	220
5.3.2	Ablauf der Evaluation	220
5.3.3	Ergebnisse Grobevaluation	221
5.3.4	Ergebnisse Detailevaluation	223
5.4	Antrag, Weiteres Vorgehen	232
6	Entscheidung (Interner Entscheid)	233
7	Vertragsabschluss	237
C	Beispiele	241
	Beschaffung einer Informatikgesamtlösung	244

	Dokument 1: Auftrag und generelle Zielsetzung	246
	Dokument 2: Die Projektorganisation	249
	Dokument 3: Planung der Evaluationsphase (Terminplan)	250
	Dokument 4: Vorhandene Unterlagen (Vorstudie und Konzept)	251
	Dokument 5: Erstellung des Pflichtenheftes MAG	252

	1 Ausgangslage	253
	2 Ist-Zustand	255
	3 Ziele	261
	4 Anforderungen	265
	5 Mengengerüst, Verarbeitungshäufigkeiten	290
	6 Aufbau und Inhalt der Offerte	290
	7 Administratives	292

	Dokument 6: Der Kriterienkatalog mit der Gewichtung	294
	Dokument 7: Die KO-Kriterienliste	300
	Dokument 8: Die Bewertungsliste	300
	Dokument 9: Skalierung	302

	Anhang	303
	Glossar	304
	Stichwortverzeichnis	309

Vorwort

Die Neu- und Weiterentwicklungen von Informatikmitteln erfolgen ausserordentlich dynamisch und es ist sehr schwierig, den Überblick über den aktuellen Status zu gewinnen und die Entwicklungstendenzen verfolgen und einschätzen zu können. Dies betrifft sowohl den allgemein Interessierten als vor allem auch diejenigen, die sich mit der Beschaffung und Implementierung von Informatikmitteln auseinander setzen und zweckmässige Entscheidungen treffen müssen. Es ist oft nicht einfach, kurzfristige Höhenflüge von langfristig gültigen Tendenzen abgrenzen zu können, um sich bei notwendigen Beschaffungen nicht auf Eintagsfliegen, sondern auf dauerhafte Bausteine und effektive, wirtschaftliche Lösungen konzentrieren zu können.

Das nun in neuer Auflage vorliegende Buch Beschaffung von Informatikmitteln hat sich bereits in der Vergangenheit als äusserst wertvoller Wegweiser für die Auswahl und die Implementierung von Informatikmitteln im Rahmen eines geordneten Projektmanagements erwiesen.

Die neu entstandene 4. Auflage orientiert sich deshalb zu Recht einerseits am bewährten Aufbau des Vorläufers, sie enthält aber an vielen Stellen auch zusätzliche Informationen und Anregungen, welche gestatten, das Vorgehen beim Beschaffen von Informatikmitteln noch zu verbessern. Zudem sind insbesondere die marktbezogenen und technologischen Aspekte sowie die Beispiele überarbeitet worden, so dass mit den hinzugefügten neuen Beiträgen dem Leser nicht nur die umfassende und anschaulich dargestellte Anleitung zur Beschaffung von Informatikmitteln vorliegt, sondern auch mit aktuellen Beispielen gezeigt wird, wie im Detail vorgegangen werden kann und soll.

Für diese wertvolle Bearbeitung und Ergänzung des Stoffs gebührt dem Autor hohe Anerkennung und Dank für Aufwand und Qualität. Es ist nicht selbstverständlich, dass neben einer sehr starken beruflichen Belastung mit so grosser Initiative und unermüdlichem Einsatz wichtige Beiträge geleistet werden, welche der Allgemeinheit die Arbeit wesentlich erleichtern können.

Institut für Informatik der Universität Zürich
Prof. Dr. K. Bauknecht
Institutsdirektor